La automatización robótica de procesos (Robotic Process Automation o RPA) ha cambiado la manera de funcionar en las empresas, es un término que cada vez escuchamos con más frecuencia y que está afectando a todos los sectores. Los robots de software de RPA se encargan de agilizar los procesos interactuando con los sistemas, y de esta manera reducen notoriamente la carga de trabajo humana. 

Para la mayoría de empresas, las tareas como la transferencia de información, gestión de archivos o almacenamiento de datos y documentos suponen una gran parte de tiempo y esfuerzo, y es ahí donde el RPA entra en acción. El mercado de robotización RPA no para de crecer gracias a las ventajas que ofrece en productividad y experiencia de usuario, además del gran ahorro que supone para las empresas. 

En Aciturri Tech somos partner de Rocketbot y contamos con un equipo propio de consultores y desarrolladores para crear un proyecto integral de diseño e implementación de RPA. En el primer año, conseguimos ahorrar a clientes 10.000 h y 17.000 h el segundo. Traducido a costes son más de 500.000 € lo que hemos ahorrado a clientes desde la puesta en marcha de sus planes de despliegue de RPA con Rocketbot.  

¿El RPA se rompe? Factores de riesgo 

El RPA, a través del machine learning, observa las acciones que el humano realiza para crear un proceso predictivo que lleve a la imitación y ejecución de estas tareas. Está claro que son una gran ayuda para los humanos, pero a diferencia de las personas, los robots se rompen. El verdadero desafío es garantizar la calidad y disponibilidad del bot RPA a lo largo del tiempo.  

Para el mantenimiento de una RPA hay que tener en cuanta algunos de los factores de riesgo a los que se enfrenta este software: 

• Cambios en la interfaz. Si algo cambia con la interfaz, los datos o cualquier otro aspecto de la aplicación heredada, el RPA se rompe. El cambio de interfaces agrega complejidad a la implementación, debido a que a menudo interactúa con las interfaces de usuario, hasta los menores cambios en estas interfaces pueden provocar la interrupción de la operación de automatización. 

• Los cambios ascendentes y descendentes, incluso durante la configuración, pueden retrasar significativamente las automatizaciones que se ponen en producción. Una nueva regla de negocio puede tener un impacto bastante alto en el desarrollo de la automatización. 

• Una de las fortalezas de RPA es también una debilidad: el hecho de que los robots interactúen imitando el comportamiento del usuario. 

La complejidad del mantenimiento de RPA lleva a muchas empresas a optar por externalizar el mantenimiento. El propósito de un servicio de subcontratación de mantenimiento de RPA llamado Robot Operation Center (ROC) es abordar problemas relacionados con la capacidad, el coste y la escala. Esto libera a la empresa para centrarse más en la estrategia y el equipo de desarrollo de nuevas soluciones. 

Tal y como hemos comentado previamente, la raíz del problema es casi siempre la falta de comunicación humana, tal y como dijo John Cottongim: “Los robots estáticos y los humanos dinámicos son una combinación peligrosa para un RPA”.  

Por ejemplo, un trabajador puede cambiar un informe del ERP sin saber que un bot está dependiendo del programa para completar una secuencia de automatización. Los equipos pueden actualizar o aplicar parches al software, como una actualización de la interfaz de usuario sin tener en cuenta las dependencias de los bots. Las empresas deben adherirse a los procedimientos establecidos y comunicar los cambios minuciosamente para evitar la mayoría de las fallas prevenibles de los bots. 

Los problemas de calidad del bot de RPA también pueden deberse a descuidos del diseño y del desarrollador. Por ejemplo, el desarrollador no tiene en cuenta la latencia significativa del sistema durante las operaciones por lotes, ni programa lo que debe hacer el bot cuando se enfrenta a datos incorrectos o faltantes o excepciones del sistema. 

Minucioso control de calidad y mantenimiento 

Para el control de calidad, los desarrolladores de RPA deben incorporar variables en el script que aseguren que los bots se ajusten a los cambios en la ruta. Pero para eliminar esta debilidad inherente, los desarrolladores tendrían que predecir todas las variaciones posibles.

Antes de implementar un bot, el equipo debe realizar pruebas de aceptación del usuario (UAT) para comparar el rendimiento del RPA con las tareas manuales existentes. Este control de calidad identifica cualquier defecto potencial y garantiza que el bot se ejecute según lo previsto y cumpla con las expectativas del usuario. Los requisitos para UAT son similares a los de otros tipos de software. 

Algunas herramientas de desarrollo de RPA monitorean el desempeño de múltiples bots a través de un panel de Orquestador. Estos paneles comunican la frecuencia con la que se ejecutó el bot, las tasas de error, el tiempo necesario para realizar las tareas y otras estadísticas. Un Orquestador puede mostrar cuando un bot ha fallado y requiere intervención. 

Esta lista, explica de forma resumida las formas de mantener la calidad del bot una vez implementado:

• Analizar las tasas de error, para priorizar y orientar las revisiones. 
• Supervisar periódicamente la tasa de éxito del rendimiento del bot. 

• Implementar prácticas de optimización de bots utilizando métricas como el tiempo promedio de manejo del proceso y el tiempo de respuesta. 
• Evaluar los indicadores clave de desempeño en una revisión mensual. 
• Dedique un miembro del equipo para monitorear los registros de errores e investigar problemas.